С появлением стратегических бизнес-сетей, рабочих групп, расположенных по всему миру, а также аутсорсинга, увеличилась потребность в эффективных инструментах сотрудничества. Обмен данными с ключевыми партнерами, поставщиками, подрядчиками и клиентами в настоящее время является важнейшим элементом ведения дел.

К сожалению, возможности электронной почты слишком ограничены для определенных видов сотрудничества, а другие инструменты слишком громоздки и имеют недостаточный доступ к серверным данным. Однако, выход есть! Cпециалисты компании LeverX утверждают,  что cFolders от SAP предлагает своим клиентам варианты сотрудничества, которые являются безопасными, легко-внедряемыми  и предлагают большую гибкость для обмена различными типами данных через Интернет. При условии правильного внедрения,  cFolders могут  стать «единственным источником информации» для различных типов объектов – истина, подтвержденная десятками успешных проектов, выполненных специалистами компании LeverX.

Зачастую большая  часть данных хранится в системе SAP, защищенной брандмауэром. В этом случае очень трудно обмениваться информацией с партнерами и заказчиками (что, в свою очередь, критично для успеха всех сторон), не подвергая в то же время опасности  вашу SAP систему или хранящуюся в ней информацию. Однако, оптимальное решение всё-таки найдено — сFolders находится за пределами брандмауэра и обладает собственными возможностями обеспечения безопасности, которые могут усиливать безопасность систем SAP, и одновременно позволяют партнерам, поставщикам и прочим сторонним организациям легко и надежно получать доступ к важной для них информации.

Что представляют собой cFolders?

Изначально продукт cFolders разрабатывался с целью дать пользователям возможность совместно использовать системы компьютерного проектирования (CAD-системы), спецификации материалов (BOM) и другие средства для разработки и развития новых продуктов. cFolders объединяет в себе пакет для совместной работы над проектами cProjects и средства управления проектами в модуле SAP PLM. Однако, данный продукт можно использовать также и широко за рамками модуля управления цепочками поставок. Наиболее сильным преимуществом cFolders является поддержка разных типов объектов. (табл. 1)

Ниже представлена таблица типов объектов cFolders и их описание:

Одним из наиболее важных типов объектов, по заявлениям специалистов компании LeverX, являются те, которые позволяют отслеживать ход дискуссии и процесс совместной работы. Таким образом, становится понятным, как команда пришла к конкретному решению. Кроме этого, помимо существующих типов объектов пользователи имеют возможность создавать также свои собственные типы объектов.

Основное отличие cFolders от других программ для совместной работы над документами  состоит в том, что в cFolders можно работать с разными типами документов, спецификациями, а также с различными объектами. В то время как, например, в Microsoft SharePoint можно совместно работать со счётом только в том случае, если он сохранён в формате Excel.

См. изображение 1 с иллюстрацией спецификации материала, доступного в cFolders.

Изображение 1: Спецификация материала в общем доступе

Подписка на уведомления и автоматические сообщения.

Рассмотрим пример того, как cFolders упрощает и автоматизирует процесс сбора и обработки информации. Предположим, что для выпуска новых продуктов вам необходима актуальная и оперативная информация об изменениях и выпусках новых продуктов ваших партнёров. Используя генерируемый объект cFolders, вы можете просто создать форму для сбора всех интересующих вас данных о продуктах вашего партнёра. После этого, вам не нужно будет постоянно интересоваться новыми продуктами ваших партнёров, так как вы будете получать автоматические уведомления, как только новые продукты будут выпущены! Кроме этого, данные о новых продуктах могут быть автоматически перенесены в систему SAP, а в самой системе будут запущены необходимые бэк-энд процессы.

cFolders также включают в себя встроенные коммуникационные возможности, что позволяет держать в курсе происходящего все заинтересованные стороны. Когда наступает то или иное событие, система в зависимости от настроек посылает внутренние сообщения и сообщения электронной почты всем подписанным членам команды. Бывают случаи, когда необходимо быть в курсе того, что и в какое время происходит с данными в рамках совместной работы. Очень удобно, когда члены рабочей команды получают уведомления о том, что какие-то данные или файлы в папке были изменены.

Гибкий инструмент авторизации в cFolders.

Благодаря простой, но эффективной политике авторизации поддерживать безопасность в cFolders совсем не сложно. Вместо того чтобы просить команду IT специалистов создавать или изменять роли, или выполнять различные фоновые задачи по обеспечению безопасности, сам управляющий компании в рамках cFolders имеет возможность определить того, кто имеет доступ к конкретной информации.

Авторизация может осуществляться как на уровне отдельного объекта, так и в рамках всего совместного проекта.Tаким образом, у авторизующего есть гибкий инструмент для определения того, кто и в каком объёме может получать доступ к той или иной информации. Как утверждают эксперты компании LeverX, даже на самом низком уровне можно создать набор папок или элементов, которые будут иметь свои специфические возможности доступа. Например, можно создать папку для исходящих документов, которую ваши партнеры могут читать, но не изменять. Вы также можете создать папку для входящих документов, где Ваши партнеры могут разместить документы, которые затем могут быть импортированы в систему SAP.

В зависимости от настроек авторизации, партнеры могут читать, изменять или добавлять документы, изображения продуктов или другие типы объектов в совместную рабочую область cFolders, которые затем автоматически обновляют данные в в бэк-энд системе SAP в зависимости от авторизации.

Отличная совместимость с «не SAP» системами.

Несмотря на то, что cFolders является частью приложения SAP PLM , данный продукт может быть использован и в качестве самостоятельного продукта. Это особенно полезно в случае кооперации с партнерами, которые используют системы, отличные от SAP.

Например, у компании LeverX есть ряд клиентов, которые активно используют cFolders для совместной работы и для обеспечения автономных процессов, не связанных с SAP. Хотя это и не стандартно, однако cFolders очень хорошо справляется с задачей совместного использования внутренних документов.

Как говорилось выше, cFolders интегрируются с инструментом управления проектами cProjects, а также с SAP PLM и SAP SRM (Управление взаимоотношениями с поставщиками), придавая этим решениям дополнительные функции для обмена данными SAP и расширяя их возможности.

Несколько слов о затратах…

cFolders, конечно, не является единственным решением на рынке, которое позволяет совместно работать с данными. Однако, создатели cFolders объединили все лучшие качества подобных продуктов, расширив при этом возможности и функции своего решения.
Если же говорить о затратах, связанных с использованием cFolders, то очень красноречивыми являются исследования одной компании, которая сравнила затраты по сотрудничеству, используя программное обеспечение от SAP и Microsoft (SharePoint). Как оказалось, стоимость использования программного обеспечения от SAP была значительно ниже, чем SharePoint, даже принимая во внимание высокую стоимость внедрения.

Эффективное внедрение cFolders

Говоря о внедрении cFolders следует помнить о некоторых ключевых моментах:

- Вы собираетесь использовать cFolders в стандартном исполнении либо с применением дополнительных специфических доработок?

Типичная реализация проекта cFolders длится около 60 дней, причем большая часть этого времени отводится на  приведение в соответствии уже готовых функций с актуальными бизнес-процессами компании. По словам ведущих консультантов компании LeverX, наибольшую часть времени занимает не конфигурация, а выяснение того, как компания собирается использовать и защищать данные.

- Соответствует ли этот продукт инфраструктуре компании?

Поскольку cFolders предназначены для того, чтобы быть доступным для внешних партнеров, данные, содержащиеся в них, не могут быть скрыты за брандмауэром компании (см. изображение 2).

Изображение 2: Каким образом решение cFolders интегрируется в инфраструктуру предприятия.

Этот аспект является проблематичным для организаций с очень строгой политикой работы с данными, так как такие компании менее всего заинтересованы в том, чтобы какие-то системы подключались извне к их внутренней системе SAP, защищённой брандмауером.
Хотя компания SAP предлагает несколько способов защиты серверов, которые находятся за пределами брандмауэра, убедить высшее руководство компании может оказаться очень трудной задачей. Вот почему в cFolders столько внимания уделяется политике авторизаций и обеспечению безопасности.

Как построить обучение пользователей cFolders?

Обычный пользователь может быть подготовлен к в эффективному использованию cFolders всего за несколько часов, при этом обучение может проходить как в офисе, так и удалённо (посредством WebEx или какой-либо другой платформы для внешних пользователей). Однако, существует несколько вещей, которые следует учитывать при планировании обучения. Например, вместо того, чтобы разворачивать сотрудничество посредством cFolders со всеми партнерами сразу, в некоторых случаях можно было бы более эффективно сначала обучить несколько (около 5) ключевых партнеров, а позже подключать к обучению остальных, опираясь при этом на поддержку уже обученных пользователей.

Следует также принимать во внимание расходы на лицензирование при планировании внедрения cFolders. Независимо от того, планируете ли вы сотрудничество с 10 или 1000 партнерами, в первую очередь вы должны выяснить, каким образом вы собираетесь выделить и контролировать лицензионные расходы, связанные с этим инструментом.

Ниже представлены ещё несколько примеров использования cFolders

Пример 1
Крупный производитель бытовой техники нуждается в решении для управления производством различных продуктов и услуг, включая проектирование, сборку, а также последующее сервисное и гарантийное обслуживание. Для успешного ведения дел производитель должен совместно использовать данные (включая данные CAD и информацию об изменении продуктов) с большим количеством поставщиков, число которых может доходить нескольких сотен.

Для такого большого количества поставщиков может оказаться проблематичным позднее внесение изменений в спецификации продуктов. Ниже описаны операции, при помощи которых cFolders дает возможность производителю управлять внесением изменений в спецификации продуктов на поздних стадиях разработки:

• все поставщики извещаются о внесении изменений посредством системы cFolders;
• поставщики могут следить за внесёнными изменениями из соответствующих папок, к которым у них есть быстрый доступ;
• поставщики могут отправлять уведомление о том, что они получили извещение об изменении продуктов, изменяя статус продукта на «на рассмотрении»;
• поставщики могут изменить статус обновлений на «завершен», когда изучение обновлений продуктов завершено с их стороны;
• производитель и поставщики могут обмениваться большим количеством чертежей в формате CAD.

Пример 2:
Производитель оборудования в области автомобилестроения намеревается отдать на аутсорсинг большой объем работ в области проектирования и производства. Поскольку эти виды работ будут проводиться за пределами компании,  производитель все же должен следить за ними, для того, чтобы обеспечивать техническое обслуживание и совместимость.
В этом случае, cFolders могут быть использованы для сбора данных о продукте от партнеров, участвующих в процессе разработки и производства. Затем эти данные могут быть легко перенесены в бек-энд систему SAP для централизованного управления.

*Настоящая статья открывает цикл публикаций,  в котором специалисты компании LeverX будут делиться своим опытом использования новейших решений SAP.

Popularity: 14% [?]