Учитывая актуальность вопроса внедрения систем электронного документооборота на предприятиях и в организациях республики,  решил подготовить ответы на часто возникающие вопросы по СЭД.

Когда и почему нужно внедрять системы электронного документооборота?

На сегодняшний день автоматизация документооборота так же необходима, как и автоматизация бухгалтерского учета. Причин этому множество. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись дорого.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

• документы теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратится немало средств;
• на подготовку и согласование документов также тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота не только позволит решить все эти проблемы, но и:

• обеспечит слаженную работу всех подразделений;
• упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
• повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• повысит оперативность доступа к информации; · позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

В чем специфика внедрения системы электронного документооборота в государственных учреждениях?

Специфика внедрения СЭД в государственных учреждениях заключается в том, что эти структуры принципиально подготовлены к использованию систем электронного документооборота. В этих учреждениях уже есть сложившиеся правила по делопроизводству и документообороту, которые определяются как соответствующим нормативными документами и стандартами, так и внутренними инструкциями и положениями. В большинстве случаев руководство понимает преимущества упорядоченного делопроизводства, и все дополнительные возможности, которые дает использование электронного документооборота, для него очевидны.

При работе с коммерческими организациями складывается обратная ситуация. В большинстве организаций просто нет сложившихся понятий о делопроизводстве и документообороте, нет подготовленной методической базы. В основном, все делопроизводство сводится к учету входящей и исходящей корреспонденции и к учету финансовой документации на уровне бухгалтерии. Все остальные процессы носят спонтанный характер, привязанный к конкретному событию. В итоге работа по внедрению СЭД в коммерческих организациях начинается с упорядочивания бизнес-процессов.

На что нужно обращать внимание при выборе системы электронного документооборота?

Рассмотрим основные классы систем:

• системы автоматизации делопроизводства и документооборота;
• системы управления потоками работ;
• системы организации и управления архивами документов;
• системы электронного управления документами.

Каждая система решает определенный класс задач. К примеру, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Особого упоминания заслуживают системы класса ERP. Распространено ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота. Это не так — ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение — интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.

Каждый производитель систем считает, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так — заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту, и все другие проблемы. В результате заказчик тратит (зачастую немалые) деньги на внедрение системы автоматизации и не получает того, чего хотел. При этом программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

С учетом вышесказанного рекомендуется следующее:

• Определитесь, какого рода задачи вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и в интернете.
• Определив, систему какого класса нужно искать, изучите по возможности все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те, которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.
• Обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться.
• Выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются, масштабируются и удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
• Проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями — установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.
• Не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно — сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Говоря коротко, перед приобретением системы документооборота определите класс необходимой системы и требуемый функционал, а в случае сложности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.

Как происходит внедрение СЭД, сколько времени необходимо для этого?

Срок внедрения системы зависит от множества факторов, вот основные из них:

• Класс системы. Внедрение системы автоматизации делопроизводства, состоящей из одного АРМ-секретаря, займет неделю, в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число АРМ будет большим.
• Масштаб внедряемой системы. Срок внедрения системы безусловно зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система — пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.
• Настраиваемость системы. Адаптация системы в соответствии с требованиями заказчика возможна двумя способами — настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными являются следующие:

• Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
• Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.
• Установка и настройка программного обеспечения, опытная эксплуатация.
• Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
• Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна. В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.

От чего зависит сумма расходов на внедрение СЭД?

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения — работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Системы одного класса стоят примерно одинаково, общая стоимость системы определяется не только стоимостью лицензий программного обеспечения. Не следует экономить на процессе внедрения — эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильности выбора системы и правильно проведенного процесса внедрения.

Какова экономическая эффективность от внедрения СЭД?

Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект.

Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом — повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Popularity: 17% [?]